Comprenez votre rôle en tant que gérant indépendant

Beaucoup de frustrations se créent dans les relations humaines lorsqu'on ne comprend pas l'étendue de notre rôle ou ceux des personnes avec lesquelles nous collaborons.  Pour ne pas tout dramatiser, beaucoup d'humour aussi peut en découler.

En ce qui nous concerne ici, l'indépendant ne comprend pas toujours ses obligations légales ni même ceux de son comptable. Pour cette raison, je voulais juste pointer quelques cas concrets pour tester votre connaissance en matière de votre rôle et responsabilité.

1-) A quelle date et fréquences devez vous encoder votre déclaration T.V.A? 
2-) A quelle période /date devez vous publier le bilan/compte des résultats de votre société à la banque nationale?
3-) Si une déclaration n'est pas encodée par votre comptable, qui en est responsable et doit payer les pénalités?
4-) Si il manque des documents que vous n'avez pas livré à votre comptable. Qui doit en supporter la responsabilité?
5-) En cas de contrôle fiscal qui se passe mal, qui est responsable de payer?
6-) Quelle est la différence entre une fiscalité et une comptabilité?

Le plutôt vous répondez à ces questions avec précision, et le moins vous avez des chances de vous attirer des ennuis avec l'administration fiscale et votre comptable.

Finance Manager : mon cadeau pour tous les indépendants

Voila maintenant plus de 3 ans que je développe à temps perdu une application (basée sur le web) qui me permet de gérer mes finances correctement.

Cette solution me permet de regrouper toutes mes factures, documents comptables et fiches de virement en ligne avec les avantages suivants:

1-) A tout moment, je peux consulter n'importe quel document (factures, contrats, lettres de rappel, corresopndance) par simple accès à internet ou que je sois;

2-) Autjour de ces données, j'ai développé des contrôles qui me permettent d'identifier tout de suite les factures que j'ai perdu et même mieux, il me dit combien je risque de perdre en avantage fiscal si je ne retrouve pas ces documents;

3-) Enfin, si vous avez plusieurs employés ou personnes qui travaillent pour vous, je peux leur donner un accès en ligne dans lequel ils peuvent consulter leurs propres factures, et le suivi;

D'un point de vue esthétique, je vous l'accorde , ce logiciel n'est pas au top du top. Néanmoins, il est super pratique et efficace au niveau gestion.

Je continue encore cette année à le développer pour le mettre à disposition de tout indépendant qui souhaite l'exploiter et pourquoi pas m'aider à le développer davantage.

Et si nous capitalisions notre connaissance? Comment Kasparov a-t-il perdu son pari contre les machines?

Et si à chaque fois que je tombais dans une sitaution, j'obtenais un genie d'aladin qui me parle de ce qu'on fait les autres et ce que cela a donné ? et quel serait la meilleure action à faire pour obtenir le meilleur de la situation dans laquelle je me trouve?

Et si lors de chaque nouvelle situation que je vis dans ma vie d'entrepreneur était enrichie, et appuyée par un vécu d'autres personnes,je réagirais sans doute de la manière le plus évoluée.

C'est un peu ce que fait un logiciel d'échecs performant pour battre des champions du monde. Lorsque Kasparov a joué pour la première fois contre un ordinateur "deep blue" qui consistant de plus de 256 ordinateurs connectés en série, il a gagné la première partie, puis il a perdu !

A chaque coup joué par le champion du monde, l'ordinateur fouinait dans ses mémoires toutes les parties jouées lors de tournois officiels de haut niveau et stockées dans son disque dur pour trouver la réplique la plus efficace en fonction de plus de 200000 parties d'échecs déjà jouées.

L'historique a permis à ces ordinateurs d'éliminer les mauvais coups à jouer ( des milliers de possibilités).

Mieux encore, l'historique a permis à ces ordinateurs de trouver le meilleur coup le plus prometteur selon les centaines de milliers de parties déjà jouées.

Ce même principe a démontré qu'il est possible de simuler l'intelligence humaine si un historique était structurellement disponible  (comme c'est le cas aux échecs car lse parties officielles sont notées depuis plus d'un siècle).

Bref tout cela pour dire que si chacun contribuait avec son vécu "notait" ce qu'il a vécu de manière structurée, il est possible de capitaliser cette connaissance et permettre à un novice d'avancer via un logiciel d'aide avec des manoeuvres dans la vie de tous les jours.

C'est un peu ce qu'essaie d'atteindre facebook, google et les réseaux sociaux. Ces derniers observent intelligemment ce que nous écrivons, et en fonction anticipent leur action de publicité.

Au lieu d'anticiper une action de publicité, ils peuvent de la sorte anticiper des "conseils" qui serait utile à la personne.

Tout cela peut paraitre abstrait. Mais très concrètement lié à la gestion administrative. Je me pose des questions chaque jour sur la fiscalité. Voici un exemple :

Si je vendais ma voiture à ma société, est ce que je peux mettre le double de son prix réel pour sortir de l'argent de ma société de manière non-imposable?

Je suis sûr que cela ne tient pas la route, mais quelqu'un l'a essayé? Qu'est ce que cela a-t-il donné? Est ce qu'il faut suivre les tarifs du moniteur auto ?

Toutes ces questions , si j'avais une base de connaissance de 500000 personnes qui ont déjà fait et qui ont eu leur réponses aurait pu aider pour me prévenir de faire une bétise.

Devenir indépendant , comment faire?

Il n'y a pas une semaine qui passe sans que je ne reçoivent un appel ou une question: d'un ami ou l'ami d'un ami qui se lance en "freelance" ou indépendant.

Cette semaine ca a été le cas d'une logopède et d'une consultante qui passe du statut employée vers indépendante.

Le constat est toujours le même:

1-) Que dois-je faire?
2-) En pratique, combien vais-je gagner?
3-) Qui faut-t-il payer et comment et pourquoi?
4-) Quels sont les risques que j'encours moi même puisque tout le monde dit qu'être indépendant est dangereux?
5-)Pourquoi n'y-a-t-il aucun livre disponbile sur le marché belge facile d'utilisation et qui guide les premiers pas pratiques à devenir indépendant ?
6-) faut-t-il prendre un comptable?
7-) Quel est le rôle du comptable dans ma nouvelle vie d'indépendant?
8-) Tout le monde a peur du FISC?
9-) Qu'est ce que la T.V.A ?
10-) Combien me reste-t-il entre un montant que je reçois et le net que je dois payer?

Je vais tenter de répondre à chacune de ces questions de manière concise et pratique. Des paroles non pas venues d'un académicien mais d'un indépendant même qui résume en language simple.

A vrai dire, mon ambition est d'expliquer cela via un simulateur qui vous permet directement de "estimer" vos revenus. On verra jusqu'ou je pourrais avancer dans cet exercice !

Envoyez et recevez des faxes comme vous le faites pour vos e-mails

Beaucoup ne le savent, mais cela mérite d'être mentionné quand même.

Savez vous que vous pouvez envoyer et recevoir des faxes aussi bien que les accusés de reception de faxes directement sur votre boite e-mail ?

Savez vous que vous pouvez avoir un numéro de fax aussi bien en Belgique qu'à l'étranger sans devoir investir dans l'achat d'un fax?

Cela prend quelquse minutes de s'inscrire sur des services de fax en ligne telle que : www.popfax.com, www.3starsnet.com , dans lequel vous inscrivez votre adresse mail.

Le coût du service reste raisonnable et pratique à l'emploi (j'utilise popfax depuis plus de 3 ans). 

Récupérer ou envoyer du courriers sans se déplacer

Pour suivre son courrier proprement, il y a lieu de se déplacer à la poste pour récupérer tous ces courriers recommandés.

Aussi, pour enovyer un courrier, il faut le mettre dans une enveloppe et puis trouver un timbre et parfois même se déplacer à la poste pour l'envoyer en courrier recommandé.


Ces déplacements ne sont pas évidents à effectuer pour la plupart des personnes qui travaillent en journée.


La question qui reste est: Est-t-il possible d'envoyer et recevoir les courriers recommandés scannés directement sur sa boite e-mail ?

Une partie de cette réponse est déjà positive grâce à certains services développés par CERTIPOST. Cette filliale de la Poste. Je répondrai dans un article exhaustive sur le comment. 

La comptabilité ne peut aller contre la logique

Me voila depuis le début de la semaine à passer de longues nuits avec Jean-Marc, un ancien comptable retraité envoyé par le ciel pour me sauver à éditer mon bilan de l'activité 2009 ... Eh oui, je suis ultra super en retard au point de recevoir une lettre des impôts ou ils menacent d'une imposition d'office.

Après quelques jours dans le noir, nous voila enfin capables d'imprimer une première version d'un bilan de société. J'essaie maintenant de lire ce bilan comme si jétais une banque qui recevait une demande de crédit. Ou alors, comme si j'étais un acheteur d'entreprises professionnelles intéressé par la reprise d'une activité:

D'expérience, ils vérifient les points suivants:

1-) Le compte courant du gérant: En d'autres termes, combien d'argent le gérant a piqué dans l'argent de la société ou l'inverse (combien d'argent a-t-il mit de sa poche pour aider la société. Très important,un compte courant positif ne joue pas en faveur du bilan car il montre que le gérant utilise l'argent de la société, très mal vu par les banques et le FISC (abus de biens sociaux?)

2-) Le compte d'attente : ne sorte de compte poubelle dans lequel toutes les transactions non comprises sont regroupées. Un compte d'attente avec un montant important témoigne qu'il reste encore beaucoup de dépenses non affectées dans le bilan qui peut faire basculer la situation. Le plus petit le montant est dans ce poste, le plus rassurant est-t-il pour les lecteurs de ce bilan;

3-) Les créances de la société: Beaucoup de créances à plus d'un peuvent témoigner d'une gestion faible de la société. Ce qui pourrait dire (à voir au cas par cas) qu'il s'agisse d'une faible politique de recouvrement;

4-) Les dettes de la société: Des dettes plus d'un an sont affichées dans le bilan et les dettes à moins d'un an. Ce qui montre à quel point la société est en bonne santé financière ou pas .

5-) Compte des résultats: Le bénéfice total de la société. A perte ? A profits ? Combien d'impôts faudrait-t-il payer ? Combien de pertes sont-t-elles enregistrées?

Donc voila, pour avoir un bilan présentable auprès des banques, il faut tenir à l'oeuil ces différents points en priorité. Votre capacité d'emprunt consistera au bénéfice + les amortissements établis dans le bilan, .... logiquement.

Ceci vient de mon expérience perosnnelle, pour m'assurer que je ne dise pas de bétises, je vais faire valider ce qui set écrit plus haut par un ami financier qui sera sans doute le premier à lire ce post.