Comprenez votre rôle en tant que gérant indépendant

Beaucoup de frustrations se créent dans les relations humaines lorsqu'on ne comprend pas l'étendue de notre rôle ou ceux des personnes avec lesquelles nous collaborons.  Pour ne pas tout dramatiser, beaucoup d'humour aussi peut en découler.

En ce qui nous concerne ici, l'indépendant ne comprend pas toujours ses obligations légales ni même ceux de son comptable. Pour cette raison, je voulais juste pointer quelques cas concrets pour tester votre connaissance en matière de votre rôle et responsabilité.

1-) A quelle date et fréquences devez vous encoder votre déclaration T.V.A? 
2-) A quelle période /date devez vous publier le bilan/compte des résultats de votre société à la banque nationale?
3-) Si une déclaration n'est pas encodée par votre comptable, qui en est responsable et doit payer les pénalités?
4-) Si il manque des documents que vous n'avez pas livré à votre comptable. Qui doit en supporter la responsabilité?
5-) En cas de contrôle fiscal qui se passe mal, qui est responsable de payer?
6-) Quelle est la différence entre une fiscalité et une comptabilité?

Le plutôt vous répondez à ces questions avec précision, et le moins vous avez des chances de vous attirer des ennuis avec l'administration fiscale et votre comptable.

Finance Manager : mon cadeau pour tous les indépendants

Voila maintenant plus de 3 ans que je développe à temps perdu une application (basée sur le web) qui me permet de gérer mes finances correctement.

Cette solution me permet de regrouper toutes mes factures, documents comptables et fiches de virement en ligne avec les avantages suivants:

1-) A tout moment, je peux consulter n'importe quel document (factures, contrats, lettres de rappel, corresopndance) par simple accès à internet ou que je sois;

2-) Autjour de ces données, j'ai développé des contrôles qui me permettent d'identifier tout de suite les factures que j'ai perdu et même mieux, il me dit combien je risque de perdre en avantage fiscal si je ne retrouve pas ces documents;

3-) Enfin, si vous avez plusieurs employés ou personnes qui travaillent pour vous, je peux leur donner un accès en ligne dans lequel ils peuvent consulter leurs propres factures, et le suivi;

D'un point de vue esthétique, je vous l'accorde , ce logiciel n'est pas au top du top. Néanmoins, il est super pratique et efficace au niveau gestion.

Je continue encore cette année à le développer pour le mettre à disposition de tout indépendant qui souhaite l'exploiter et pourquoi pas m'aider à le développer davantage.

Et si nous capitalisions notre connaissance? Comment Kasparov a-t-il perdu son pari contre les machines?

Et si à chaque fois que je tombais dans une sitaution, j'obtenais un genie d'aladin qui me parle de ce qu'on fait les autres et ce que cela a donné ? et quel serait la meilleure action à faire pour obtenir le meilleur de la situation dans laquelle je me trouve?

Et si lors de chaque nouvelle situation que je vis dans ma vie d'entrepreneur était enrichie, et appuyée par un vécu d'autres personnes,je réagirais sans doute de la manière le plus évoluée.

C'est un peu ce que fait un logiciel d'échecs performant pour battre des champions du monde. Lorsque Kasparov a joué pour la première fois contre un ordinateur "deep blue" qui consistant de plus de 256 ordinateurs connectés en série, il a gagné la première partie, puis il a perdu !

A chaque coup joué par le champion du monde, l'ordinateur fouinait dans ses mémoires toutes les parties jouées lors de tournois officiels de haut niveau et stockées dans son disque dur pour trouver la réplique la plus efficace en fonction de plus de 200000 parties d'échecs déjà jouées.

L'historique a permis à ces ordinateurs d'éliminer les mauvais coups à jouer ( des milliers de possibilités).

Mieux encore, l'historique a permis à ces ordinateurs de trouver le meilleur coup le plus prometteur selon les centaines de milliers de parties déjà jouées.

Ce même principe a démontré qu'il est possible de simuler l'intelligence humaine si un historique était structurellement disponible  (comme c'est le cas aux échecs car lse parties officielles sont notées depuis plus d'un siècle).

Bref tout cela pour dire que si chacun contribuait avec son vécu "notait" ce qu'il a vécu de manière structurée, il est possible de capitaliser cette connaissance et permettre à un novice d'avancer via un logiciel d'aide avec des manoeuvres dans la vie de tous les jours.

C'est un peu ce qu'essaie d'atteindre facebook, google et les réseaux sociaux. Ces derniers observent intelligemment ce que nous écrivons, et en fonction anticipent leur action de publicité.

Au lieu d'anticiper une action de publicité, ils peuvent de la sorte anticiper des "conseils" qui serait utile à la personne.

Tout cela peut paraitre abstrait. Mais très concrètement lié à la gestion administrative. Je me pose des questions chaque jour sur la fiscalité. Voici un exemple :

Si je vendais ma voiture à ma société, est ce que je peux mettre le double de son prix réel pour sortir de l'argent de ma société de manière non-imposable?

Je suis sûr que cela ne tient pas la route, mais quelqu'un l'a essayé? Qu'est ce que cela a-t-il donné? Est ce qu'il faut suivre les tarifs du moniteur auto ?

Toutes ces questions , si j'avais une base de connaissance de 500000 personnes qui ont déjà fait et qui ont eu leur réponses aurait pu aider pour me prévenir de faire une bétise.

Devenir indépendant , comment faire?

Il n'y a pas une semaine qui passe sans que je ne reçoivent un appel ou une question: d'un ami ou l'ami d'un ami qui se lance en "freelance" ou indépendant.

Cette semaine ca a été le cas d'une logopède et d'une consultante qui passe du statut employée vers indépendante.

Le constat est toujours le même:

1-) Que dois-je faire?
2-) En pratique, combien vais-je gagner?
3-) Qui faut-t-il payer et comment et pourquoi?
4-) Quels sont les risques que j'encours moi même puisque tout le monde dit qu'être indépendant est dangereux?
5-)Pourquoi n'y-a-t-il aucun livre disponbile sur le marché belge facile d'utilisation et qui guide les premiers pas pratiques à devenir indépendant ?
6-) faut-t-il prendre un comptable?
7-) Quel est le rôle du comptable dans ma nouvelle vie d'indépendant?
8-) Tout le monde a peur du FISC?
9-) Qu'est ce que la T.V.A ?
10-) Combien me reste-t-il entre un montant que je reçois et le net que je dois payer?

Je vais tenter de répondre à chacune de ces questions de manière concise et pratique. Des paroles non pas venues d'un académicien mais d'un indépendant même qui résume en language simple.

A vrai dire, mon ambition est d'expliquer cela via un simulateur qui vous permet directement de "estimer" vos revenus. On verra jusqu'ou je pourrais avancer dans cet exercice !

Envoyez et recevez des faxes comme vous le faites pour vos e-mails

Beaucoup ne le savent, mais cela mérite d'être mentionné quand même.

Savez vous que vous pouvez envoyer et recevoir des faxes aussi bien que les accusés de reception de faxes directement sur votre boite e-mail ?

Savez vous que vous pouvez avoir un numéro de fax aussi bien en Belgique qu'à l'étranger sans devoir investir dans l'achat d'un fax?

Cela prend quelquse minutes de s'inscrire sur des services de fax en ligne telle que : www.popfax.com, www.3starsnet.com , dans lequel vous inscrivez votre adresse mail.

Le coût du service reste raisonnable et pratique à l'emploi (j'utilise popfax depuis plus de 3 ans). 

Récupérer ou envoyer du courriers sans se déplacer

Pour suivre son courrier proprement, il y a lieu de se déplacer à la poste pour récupérer tous ces courriers recommandés.

Aussi, pour enovyer un courrier, il faut le mettre dans une enveloppe et puis trouver un timbre et parfois même se déplacer à la poste pour l'envoyer en courrier recommandé.


Ces déplacements ne sont pas évidents à effectuer pour la plupart des personnes qui travaillent en journée.


La question qui reste est: Est-t-il possible d'envoyer et recevoir les courriers recommandés scannés directement sur sa boite e-mail ?

Une partie de cette réponse est déjà positive grâce à certains services développés par CERTIPOST. Cette filliale de la Poste. Je répondrai dans un article exhaustive sur le comment. 

La comptabilité ne peut aller contre la logique

Me voila depuis le début de la semaine à passer de longues nuits avec Jean-Marc, un ancien comptable retraité envoyé par le ciel pour me sauver à éditer mon bilan de l'activité 2009 ... Eh oui, je suis ultra super en retard au point de recevoir une lettre des impôts ou ils menacent d'une imposition d'office.

Après quelques jours dans le noir, nous voila enfin capables d'imprimer une première version d'un bilan de société. J'essaie maintenant de lire ce bilan comme si jétais une banque qui recevait une demande de crédit. Ou alors, comme si j'étais un acheteur d'entreprises professionnelles intéressé par la reprise d'une activité:

D'expérience, ils vérifient les points suivants:

1-) Le compte courant du gérant: En d'autres termes, combien d'argent le gérant a piqué dans l'argent de la société ou l'inverse (combien d'argent a-t-il mit de sa poche pour aider la société. Très important,un compte courant positif ne joue pas en faveur du bilan car il montre que le gérant utilise l'argent de la société, très mal vu par les banques et le FISC (abus de biens sociaux?)

2-) Le compte d'attente : ne sorte de compte poubelle dans lequel toutes les transactions non comprises sont regroupées. Un compte d'attente avec un montant important témoigne qu'il reste encore beaucoup de dépenses non affectées dans le bilan qui peut faire basculer la situation. Le plus petit le montant est dans ce poste, le plus rassurant est-t-il pour les lecteurs de ce bilan;

3-) Les créances de la société: Beaucoup de créances à plus d'un peuvent témoigner d'une gestion faible de la société. Ce qui pourrait dire (à voir au cas par cas) qu'il s'agisse d'une faible politique de recouvrement;

4-) Les dettes de la société: Des dettes plus d'un an sont affichées dans le bilan et les dettes à moins d'un an. Ce qui montre à quel point la société est en bonne santé financière ou pas .

5-) Compte des résultats: Le bénéfice total de la société. A perte ? A profits ? Combien d'impôts faudrait-t-il payer ? Combien de pertes sont-t-elles enregistrées?

Donc voila, pour avoir un bilan présentable auprès des banques, il faut tenir à l'oeuil ces différents points en priorité. Votre capacité d'emprunt consistera au bénéfice + les amortissements établis dans le bilan, .... logiquement.

Ceci vient de mon expérience perosnnelle, pour m'assurer que je ne dise pas de bétises, je vais faire valider ce qui set écrit plus haut par un ami financier qui sera sans doute le premier à lire ce post.

Oui, ca va merci ! Le ciel est bleu et la nuit est calme

J'adore cette expression marocaine "sma safia we denia hania" (le ciel est bleu et la nuit est calme) et l'équivalent de "de rien" lorsqu'on remercie une personne.... Ca m'apaise de l'entendre

Je pense que nous vivons dans une société "le ciel est bleu" , ... Nous sommes seulement habilités à parler de choses positives. Pour les nuages noirs et choses "pas bien de la vie", .. faudrait penser payer un psychologue pour les partager, ... car ca n'intéresse personne et vous ne voulez pas passer pour un perdant (un loser quoi)

Personnellement, j'ai partagé cette vision pendant un temps. A quoi bon écouter quelqu'un qui risque de me démoraliser avec ces histoires tristes et de "perdant"? Je veux traiter avec des "gagnants" moi !

Aujourd'hui, je vois les choses différemment. Je trouve cela triste que les gens ne partagent pas leurs mauvaises expériences car justement c'est la qu'on apprend le plus et pouvons anticiper les situations sans les avoir vécues préalablement en étant conscient, ...

J'ai toujours le même constat lorsque je me connecte sur Facebook. Il n'y a que les belles photos soigneusement choisies. Il n'y a que des commentaires positifs (skye is blue). Si je tague une photo d'une amie ou on la voit d'un angle différent, je reçois un coup de fil dans la minute qui suit pour supprimer cette affreuse photo, .... calma te ! même Madonna peut être moche pas de panique (voir photo attachée)



    Ca arrive même à Madonna d'être moche ! Désolé les amis ...

2-) J'ai assisté plusieurs fois à des événements et conférences ou les entrepreneurs se rencontrent. Bien-sûr, c'est toujours celui qui a bien réussi son coup qui parle. Bien-sûr, tout le monde vient en costume cravate bien soigné. D'un autre coté, nous savons tous qu'il y a 80 000 faillites par trimestres et on dit que 25% des belges sont des mauvais payeurs, ... Je me demande toujours dans ces foules de "tout est parfait chez moi" combien composent ces 25% et ces 80 000 faillites;

A coté de ces conférences qui restent, j'aimerai bien un jour assister à une conférence ou il y a des entrepreneurs et indépendants "normaux" qui parlent de leurs "galère" ouvertement pour déjà dresser le constat d'une part et d'autre part bien préparer les nouveaux entrepreneurs à adopter le bon état d'esprit, ...


Car au moins, apprendre des gens qui galèrent affirme que la vie d'indépendant est dûre et prépare le mental et renforce la conscience.

Comme au football, un joueur techniquement habile peut seulement aborder une bonne carrier professionnelle s'il a le mental qui le suit .... Accepter d'être sur le banc, accepter les échecs et les prévoir, ... contrairement au mec qui a frappé l'entraineur d'un club hier car son fils est resté sur le banc 

Ouf ! Il pleut les recommandés aujourd'hui

Je n'aurai pas trouvé une meilleure période de ma vie d'indépendant pour rédiger ce blog , qui se transforme en "reality show" de la gestion administrative d''une situation , apparemment un peu exagérée.

Ah oui, lorsqu'on trouve plus de 8 courriers recommandés qui nous attendent , c'est que ça pue !


Dans le menu de ce courrier recommandé, il y a les cadeaux suivants:

1-) Deux tartines de "Sibelga" en notification de déconnexion du réseau éléctrique / Gaz; 
2-) Une Tiramisu du ministère des finances menaçant une imposition par défaut des impôts de société de l'exercice 2009 (une sitaution déjà vécue, le goût revient en bouche assez rapidement);

3-) Une  lettre d'un huissier de justice pour une condamnation de la police de circulation de Bruxelles-Capitale;

Une chose' est sûre, dans tous ces courriers recommandés, il n'y a pas de recommandation particulière, ni même des paquets surprises.

Pas de panique, on va voir point par point ce qu'il en est et ou en sont les erreurs commises et comment éviter dans l'avenir que tout cela se passe à la base.

Si j'avais une deuxième vie , je ...

Si j'avais une deuxième vie, je commencerai des études de droit, j'apprendrai à me défendre et je trainerai en justice tous ces abus qui polluent le système dans lequel nous vivons, ....

Bien sûr, on ne peut pas être partout. Prendre un avocat coûte trop cher pour des petites causes. Puis un avocat n'est pas intéressé par des petits détails. C'est justement ici que se concentrent tous les charlatans qui trouvent tous les moyens pour vous sucrer.


Je commencerai par contester les amendes abusives de la police de circulation de Bruxelles-Capitale. Ils infligent des amendes de 50 EUR, qui deviennent de suite 120 EUR et puis 270 EUR.
Cette même police de circulation ne se sent pas concernée à trouver des solutions de parking lorsqu'ils réquisitionnent  se cache je ne sais ou lorsqu'il s'agit de trouver des vraies solutions de circulation, ... De toute façon, j'y reviendrai sur ce sujet avec plus de détails.




Si j'avais une deuxième vie, je mettrai sur pied un "workflow" pour prévenir tous les indépendants de leurs droits et devoirs, accessible, simple et clair.
Si j'avais un deuxième vie, je trainerai en justice les huissiers de justice qui vous casse vos portes , vous facture le serrurier et vous laissent la porte ouverte

Si j'avais une deuxième vie, je reprendrai tous les frais que j'ai du payer ici et la et je réclamerai centime par centime tous ces frais payés

Y-en-a assez de ces profiteurs qui profitent, ...

La facture de Proximus => A contester

Que dire !
Beaucoup de mythes sont tombés depuis que j'ai travaillé sur des systèmes de facturation pour des opérateurs de téléphonie. J'avais cette idée utopique qu'il ne faut jamais défier un grand opérateur... Logique, ils savent toujours plus que nous combien il faut facturer ... FAUX FAUX FAUX ET FAUX !

Il ne faut pas se laisser impressionner par les factures et n'hésitez surtout pas à revoir à la loupe et poser toutes vos questions... Leurs systèmes informatiques sont tellement complexes et imbriqués dans des processus tellement bizarres que leurs erreurs tiennent à un fil.

DAns ce cas précis, je reçois une facture de 58,38 de Proximus pour un abonnement pourtant clair et précis de 19,54 EUR/mois.

Lorsque je regarde de plus près, je trouve les charges comme suit:

19,54 ==> Abonnement du mois du 05/02/2011 au 04/03/2011 ==> Logique ==> Accepté
7 EUR ==> Frais de rappels ( Rappel du 29/01/2011) ==> NOK
7 EUR ==> Frais de rappels (Rappel du 05/02/2011) ===> NOK
26 EUR => Frais de reconnexion après déconnexion du 15/01/2011  ==> NOK

Parano comme je suis, j'ai toutes mes factures avec moi avec mes preuves de paiements !  Je regarde de plus près et je réalise ce qui suit:

1-) Les paiements ont été fait avec un maximum de 03 jours de retard par rapport aux dates de paeiment indiquées dans les factures ==> Les 7 EUR de frais de rappel ne sont pas justifiés.

2-) La déconnexion a été effectuée après seulement 2 jours de retard de la facture => Illogique.

Je regroupe tous les doocuments, avec un petit résumé puis j'appelle le service clientèle de Proximus. C'est certainement la partie la plus dûre ! Car il faut poirotter au téléphone plus de 20 minutes avant d'avoir un interlocuteur pour chaque appel, ... en croisant les doigts que la ligne ne soit pas coupée.

J'ai essayé 4 fois ==> 04 fois x 20 minutes (à chaquef ois ma ligne coupée). Mais une fois connecté, j'ai eu droit à une interlocutrice logique. Elle a bien accepté mes arguments et annulé les charges supplémentaires.

Conclusions:
1-) Vive la Belgique ::> nous restons dans un état de droit quand même !
2-) vive le paranoya ==> Je scanne toutes mes factures et je scanne toutes mes preuves de virement ;
3-) L'organisation est embétante => Mais porte ses fruits;
4-) Les gros opérateurs sont fiables au niveau de leurs factures ? Comme dirait l'anglais , BULL SHIT, BULL SHIT , BULL SHIT !
5-) Cela a pris 2 heures de travail pour régler un montant de moins de 40 EUR. Est ce que clea vaut le coup si vous gagnez plus de 40 EUR/heure ?

Coupure ou pas coupure d'énergie chez moi ?

De retour de vacances, je trouve une notification du gestionnaire de réseau d'énergie "Sibelga". Ce dernier m'informe que je serai déconnecté d'éléctricité et gaz suite à une demande de mon fournisseur d'énergie Lampiris

Semble-t-il (selon Lampiris), j'ai été un mauvais payeur au point de me dégager de leur réseau et liste de clients. Si on regarde de près, j'ai bien fais des retards de paeiments mais je n'ai jamais reçu de lettres de rappel de leur part. J'ai par contre bien reçu une lettre de leur organisme de recouvrement (IURIS-LINK) à laquelle j'ai pourtant réagi de suite et bien payé tout le montant réclamé.

J'aurais tellement voulu dire que c'était la première fois que ca m'arrive ! Tampis, j'assume mes bétises du passé. Voila des années de cela, je me rappelle bien avoir négligé  mon ancien fournisseur d'énergie  Electrabel et avoir passé plus de 10 jours sans éléctricité ni gaz. Car une fois coupé, trouver un nouveau fournisseur avec la réputation d'être ejecté par défauts de paiements  n'est pas une mince affaire. Non seulement le nouveau fournisseur vous snobbe, mais en plus, il est en droit de vous demander des cautions exorbitantes.

La bonne nouvelle est que "avoir manqué" de rigueur dans la gestion de part le passé n'est pas une maladie chronique ! Ce ne doit pas être une raison pour se complexer ou se laisser faire, ... Encore heureux que chaque situation comme celle-ci reste une opportunité pour développer ses qualités de gestionnaire administratif même si on vient d'un passé non glorieux à ce niveau la ...

Bref, la question qui reste est: Est ce que Lampiris a le droit de me bazarder de leur liste de clients aussi facilement et UNILATERALEMENT ?


La réponse pour les contrats signés avec des particuliers est ==> NON ! Et encore moins en période hivernale ! Il faudrait vraiment une décision du juge avant de vous débrancher de leur réseau. Par contre, ils peuvent mettre un compteur limité à 6 Ampères....

Dans le cas précis ici, je suis lié à Lampiris par un contrat professionnel avec le fournisseur. Selon le site du régulateur Bruxellois: BRUGEL, si l'énergie est utilisée pour usage domestique, les mêmes lois de protection des clients résidentielles s'appliquent. la jurisprudence explique en détail les droits sur cette situation.

En pratique, j'ai appelé les organismes suivants pour m'impreigner de mes droits:

1-) http://www.brugel.be/ : Très serviables et très gentils. Le juriste a pris le temps d'analyser mon cas au téléphone et me confirme bien qu'une déconnexion est illégale de part les textes. Il a même pris le temps de me donner les textes exactes du gaz et éléctricité avec précision, ... ce qui m'a permis de rédiger une plainte d'un minimum crédible ". Bein oui, les textes du genre: L'article 25, alinéa 25" ... imprésionnent toujours

2-) http://www.cwape.be/: Ayant reçu mon fax, cet organime semble bien suivre ses dossiers. Pour preuve, ils ont pris la peine de me recontacter par téléphone pour m'informer que mon cas ne relève pas de leur prérogatives car j'étais installé à Bruxelles et les loins en Wallonie sont encore différentes;

3-) http://www.mediateurenergie.be/: Une adresse à garder. Après avoir contacté et expliqué la situation, ils ont expliqué qu'ils peuvent uniquement intervenir après une coupure. Ils m'ont recommandé d'insister avec brugel.be pour mettre pression;

Après avoir pris la température chez chacun de ces organimes, j'ai décidé d'envoyer un fax à Lampiris avec une demande d'annuler cette déconnexion non réglementaire.

La lettre de plainte et demande d'annulation de déconnexion se trouve en cliquant ici

J'appelle Lampiris demain pour voir si je passerai la nuit au froid le03/03/2011 ou pas. 
 

Mon courrier du 22 Février 2011

Après 12 jours de vacances passés dans l'insouciance totale sous le soleil des caraïbes, loin des tracas, me voici de retour. 

J'ouvre ma boite aux lettres, et voici mes cadeaux de la journée:

1-) Une facture de 274 EUR d'une société Indicator SA. Une facture pour un abonnement que je ne me rappelle pas avoir demandé;

2-) Une lettre de ma banque m'avisant qu'elle a soumis les extraits de mon compte bancaire personnel au FISC suite à une enquête;

3-) Une notification de déconnexion de fourniture d'électricité;

4-)  Une facture meconnaissable de Proximus de 58,57 EUR (mon abonnement Mobile Internet devrait coûter seulement 19,14 EUR TTC). A examiner de près;

5-) Une lettre de huissier de justice déposant le jugement d'une infraction commise de part le passé;

Il y a 2 ans de cela, j'avais tellement peur de ces courriers que je payais sans aucune hésitation pour acheter ma paix.

Aujourd'hui, j'ai décidé de défier ces Goliathes ultra organisés et qui dans 90% des cas savent bien que "nous" petits indépendant n'avons pas les moyens ou le temps de réagir face à leurs machines. Jusqu'à maintenant, j'ai remporté 8 cas sur 10, ... au détriment de passer plus de temps à répondre aux courriers qu'à m'occucper de mon activité principale 





 

Mon journal de gestion administratif

Je ne sais pas comment cela se passe pour les autres, mais je voulais résumer ici mon expérience personnelle en terme de gestion administrative avec un journal.


En tant qu'indépendant, je suis comme tout le monde sous la pression du temps. Je n'en ai pas beaucoup après avoir enlevé mes heures de travail. Le suivi administratif est capricieux et demande un suivi important avec une disponibilité à appeler les administrations pendant les heures de travail, ... chose extrêmement difficile à faire lorsqu'on a son propre travail pendant ces heures.

Bref, dans cette section je mets un petit journal de gestion administrative.