Comment automatiser la lecture des documents vers son logiciel comptable ou autre?

Je suis certain que cela vous arrive, je me retrouve le dimanche devant une tonne de documents à traiter . A vrai dire, j'ai d'autres idées comment passer mon dimanche mais la lourdeur administrative et obligations ont choisi à ma place.

Je me demande donc comment automatiser un maximum de cette paperasse pour y libérer mon dimanche et journées sans risque.

Car je ne suis pas sans savoir les risques de ne pas traiter le courrier administratif:

a. Frais supplémentaires immediats liés aux retards de paiement dans le meilleur des cas;
b. Des huissiers de justice avec des honoraires salées dans le moins meilleur des cas;
c. La multiplication du courrier de rappels qui ne fera qu'empirer le nombre de courriers reçus par jour et augmenter la charge administrative.

Concrètement, je sais que je reçois par e-mail des factures des opérateurs suivants:

a. Electrabel / Lampiris / Proximus, ...etc.

Je sais que ces factures suivent toujours le même format. Je me demande donc s'il n'était pas possible de les traiter automatiquement?

A cela, j'ai effectué des recherches et il en ressort:

a. Des solutions de grosse artillerie telle que Flexicapture 11 de ABBBYYY ==> budget > 6000 EUR ;
b. Des solutions semi-manuelle de IRIS telle que IRIS Corporate ==> Budget -+ 200 EUR ;

c. Des solutions sémi-manuelles telle que Simpleindex.Com qui permet de traiter des courriers simples et les automatiser;

d. Des solutions sur le cloud qui permettent non seulement d'établir de la reconnaissance des caractières ( OCR), mais aussi d'y extraire les données pertinentes de notre courrier. A Savoir:

            1. La date du courrier;
            2. Le type de courrier: Rappel / facture / contrat / Réclamation/ communication;
            3. Le montant réclamé du courrier;
            4. Le montant de la T.V.A Qui s'y attache;
            5. La référence unique fournisseur ;
            6. La référence unique client;

Avec ces données, il est parfaitement possible d'aller plus loin avec efficacité.

LA question qui reste est : comment extraire ces données?


Dans le blog suivant, je vais me concentrer à partager mon travail pour le chargement des réservations airbnb dans Zoho .

 

Une méthode pour collecter les documents dans un seul et même endroit

Le defi qui se pose est double:

En termes simples:

a. Il faut avoir les documents à portée de main ( ou à portée d'oeuil) à tout instant pour rester efficace;

   Solution: Les documents doivent être "OCR"ed et sauvegardés dans un seul endroit dans le cloud : Exemple: Google Drive / Ever Note après avoir passé un processus de reconnaissance de caractère. 

   Réalisation: La solution IRISPOWERSCAN a été acquisse. Bien que Iris Corporate ( 90 EUR ) ferait bien l'affaire. 

b. Etre à même de rechercher de façon efficace un document et ses liens avec son historique ==> Indexer  ;

Solution:  Indexer le document avec les mots clés uniques qui serviront plus tard à lier avec d'autres documents. Par exemple, le numéro de facture, par exemple, numero de client. Période de facturation ....etc. 

Réalisation:  Ceci est en cours. Pour l'instant, c'est un index qui s'appelle: Numéro unique du document quie st la référence unique qui est établi . Ceci sera modifié ou adapté dans l'avenir en fonction de son efficacité.

c. Etre à même de retrouver toutes les communications / échanges liés concernant le contenu de ce document

Solution: Gérer la communication autour d'un document dans un outil dédié .  Cet outil permet d'envoyer les mails et recevoir et facilement attaché ou lier un autre conteinu. 

Réalisaiton:  C'est le système JIRA de gestion de tâches par ticket ("service desk") qui est privilégié pour l'instant pour atteindre cette tâche. 
 
d. Trouver facilement trace des actions en réaction ou liés indirectemen tà ce document. Ces actions peuven tpar exemple être un paiement effectué, ou une demande de plan de paiement , ou autre chose.

Solution: L'idéal serait d'effectuer les paiements par virement bancaire avec un lien direct avec le document en question. De cette façon, le paiement soit automatiquement lié au document en cours. 

Réalisation: Pas encore atteint une soultion pour l'instant. Toujours en stade de réfléction avec les pistes suivantes: 
        a. Acheer un outil comptable comme Winbooks qui charge automatiquement les paiements;
        b. Acquérir un outil de gestion différent; 
        c. Utiliser une base de données locale qui établira ce lien en fonction du contenu des documents entrés; 

COMMENT METTRE TOUT CELA SUR PIED 
 
Premier point (a):" Avoir les docuements à portée de main"; 

Le process en fonction du canal d'arrivée: 

         a. Documents reçus par mail ==> Développer un script qui charge ces derniers directement dans un répertoire Google Drive "Raw input";
         b. Documents reçus par courrier ==> Scanner la boite mail de façon hébdomadaire avec l'outil Irispowerscan qui permet de rendre les documents "searchables" et ainsi indexer;

         c. Les factures reçues à gauche et à droite. Les déposer dans la boite mail afin de centraliser les courriers entrants;

Deuxième point (b) :   TO BE CONTINUED

Premier défi ( 2): La chausse aux documents

Me voici donc en 2016, comment m'assurer que je dispose de otus les documents justifiant les dépenses de cette année?

Voici mon idée d'approche:

a. Démarrer à partir des extraits de comptes bancaires et éplucher chaque ligne à laquelle il faudra attacher une dépense ;

b. Pour les paiements effectués en espèce: Si je n'ai rien noté,c'est une perte sèche ! ! !!

La seule chose à laquelle je peux penser, est de m'envoyer un message à moi même avec mot clé : CASH 26/11/2016 : Achat de sacs poubelles pour projet XASER . Encore faut il attacher .

Le fait de pouvoir justifier chaque ligne de dépense de l'année 2016 en soit sera un objectif très réussi.


Ne serais-ce pas entrian de faire deux fois le travail de comptable  puisque ce dernier finalement va procéder de la même façon ?

¨Premier défi : S'assurer d'avoir tous les documents utiles pour votre administration

Le mois de Juillet 2016 approche, il est temps pour les retardataires comme moi de travailer sur la déclaration fiscale ISOC ainsi que de publie rle bian de l'année 2015.

Seulement voila, je reçois un coup de fil du comptable qui me félicite du bon travail effectué en 2015 et des bénéfices calculés.

Etonné, je comprends vite que le comptable n'es tpas en possession de toutes les pièces comptables nécessaires pour calculer mon vrai résultat de l'année 2015.

Le hic, est qu'en regardant les extraits de compte de 2015, je ne me rappelle même plus les raisons de tel retrait d'argent, ni de telle société vers laquelle j'ai effectué un virement. Il faudra vraiment avoir bonne mémoire.

Ce ne sera certainement pas les institutions financières qui vont m'encourager à trouver ces documents. Le fait de ne pas les avoir veut dire, moins de justifications, veut dire plus de taxes à payer et veut dire, plus de difficultés à obtenir un crédit avec un compte courant gérant bien garni.

Bref, pour éviter ces situations, il y a lieu de tenir à jour sa comptabilité. C'est à dire envoyer régulièrement otutes les pièces justificatives au comptable et ainsi demander à une personne d'encoder.

Pour des personnes occupées, un haut niveau de discipline et de régularité est requis. Je me demande même comment les autres réussissent.

Pour ma part, je me lance dans un vaste chantier organisationnel qi me permettra d'érradiquer cette problématique de manque de documents pour l'année 2016, puisque nous y sommes encore. J'y retourne cans mon prochain billet.

Facebook nous recommande des amis, LinkedIn nous recommande des collègues, Google nous recommande des produits, et qui va m'aider à gérer mon quotidien moi ? Ce serait bien plus pratique

Lorsque je me connecte sur facebook, ce dernier me suggère des connaissance que je connais peut être ...

Lorsque je lance google, ce dernier me recommande des services dont j'aurais éventuellement besoin.

Lorsque j'ouvre ma boite gmail, j'ai des e-mails d'offres qui m'intéresseraient peut être.

A vrai dire, ce dont je rêve au fond serait plutôt un facebook qui me suggère des actions dont j'ai besoin, du genre:

           Payez cette facture a ujourd'hui et économisez 50 EUR de frais de retard dans 2 jours !

           ou une autre suggestion :

         Vous n'avez pas le temps de lire cet email et perdre 50 EUR , cliquez ici et mandatez une personne qui le fera pour vous immédiatemen tet vous fera économiser 30 EUR !

        Nous n'avez pas de quoi mandater une personne ?
                         Et si on vous suggérait une personne pour vous aider à arranger vos liquidités , cliquez ici

En gros, vous avez compris, la technologie est la, l'intelligence artificielle est la. A nous de la détourner pour faire ce qu'il nous est nécessaire dans notre vie, plutôt que devoir lire et être dévié par ce que souhaite Facebook ou Google nous vendre ... De ce qui les inéresse eux.

Tout cela me parait évident à réaliser. Une interface qui fait ce dont j'ai rêvé.  Une chose est sûre, dans l'air du Cloud, il est parfaitemen tpossible de réaliser cet assistant virtuel intelligent , faudra juste un peu de temps !

Et pourquoi ne pas inverser la tendance ?

La fiscalité agit aujourd'hui avec un principe simple:

1-) Tout ce que vous gagnez est imposable à 33% ( en société)  ou +-50% ( personne physique );

2-) Tout votre chiffre d'affaire est considéré comme bénéfice imposable jusqu'à preuve du contraire ==> A vous de tenir une comptabilité probante afin de justifier pourquoi un tel montant doit être déduit de ce chiffre d'affaire. A vous de regrouper toutes vos dépenses, les justifier par un arsenal administratif et vous assurer d'être pico-bello organisé(e) ;

3-) En pratique, ca veut dire que c'est à vous de dépenser :
         a. Un comptable qui coûte minimum 4000 EUR/an  ( voir mon post XXX pourquoi je dis bien 4000 EUR) ;
         b. Une assistante pour des heures de travail à maintenir et courrir après les pièces justificatives et s'assurer qu'elles sont comptabilitées;
         c. A passer des heures et des heures à comprendre ce qui est imposable et ce qui ne l'est pas , pour bien vous défendre en cas de contrôle fiscal;
         d. A passer des heures à comprendre votre situation précise. Car le comptable, ayant déjà plus de cent dossiers à traiter ne se rappelle plus telement de votrre situation précise.

Bref , ma question simple est la suivante:

Si le FISC dispose des moyens pour démontrer ce qui est imposable. Pourquoi force-t-il l'indépendant , noyaux de l'économie à dépenser toute son énergie dans la tenue de sa comptabilité pour démontrer?

Si le FISC dispose des moyens de comprendre les factures de vente, avoir les clients, pourquoi n'utilise pas la même chose pour avoir nos fournssieurs et factures d'achat pour déduire ce qui est imposable?

Si le FISC dispose de moyens , pourquoi n'aide-t-il pas les indépendants et les entreprises à réduire leurs charges administraives pour les laisser se concentrer sur leur métier clé, leur valeur ajoutée?

Je suis fatigué de passer des soirées à scanner des docuemnts, à appeler à gauche et a droite pour regrouper des docuemnts sans lesquels, je dois payer plein pôt. Même après 12 ans d'activité d'indépendant, je reste convaincu qu'il y a un truc qui va pas.7

Le système doit changer pour défendre et aller dans le sens de ceux qui créent l'activité au lieu de les alourdir avec des procédures complexes et draconiennes tout en leur faisant porter le chapeaux ... " Oh mais monsieur, en tant que gérant vous êtes responsables de vos déclaration T.V.A, de votre comptabilité, de votre bilan ".

Comprenez votre rôle en tant que gérant indépendant

Beaucoup de frustrations se créent dans les relations humaines lorsqu'on ne comprend pas l'étendue de notre rôle ou ceux des personnes avec lesquelles nous collaborons.  Pour ne pas tout dramatiser, beaucoup d'humour aussi peut en découler.

En ce qui nous concerne ici, l'indépendant ne comprend pas toujours ses obligations légales ni même ceux de son comptable. Pour cette raison, je voulais juste pointer quelques cas concrets pour tester votre connaissance en matière de votre rôle et responsabilité.

1-) A quelle date et fréquences devez vous encoder votre déclaration T.V.A? 
2-) A quelle période /date devez vous publier le bilan/compte des résultats de votre société à la banque nationale?
3-) Si une déclaration n'est pas encodée par votre comptable, qui en est responsable et doit payer les pénalités?
4-) Si il manque des documents que vous n'avez pas livré à votre comptable. Qui doit en supporter la responsabilité?
5-) En cas de contrôle fiscal qui se passe mal, qui est responsable de payer?
6-) Quelle est la différence entre une fiscalité et une comptabilité?

Le plutôt vous répondez à ces questions avec précision, et le moins vous avez des chances de vous attirer des ennuis avec l'administration fiscale et votre comptable.