Le defi qui se pose est double:
En termes simples:
a. Il faut avoir les documents à portée de main ( ou à portée d'oeuil) à tout instant pour rester efficace;
Solution: Les documents doivent être "OCR"ed et sauvegardés dans un seul endroit dans le cloud : Exemple: Google Drive / Ever Note après avoir passé un processus de reconnaissance de caractère.
Réalisation: La solution IRISPOWERSCAN a été acquisse. Bien que Iris Corporate ( 90 EUR ) ferait bien l'affaire.
b. Etre à même de rechercher de façon efficace un document et ses liens avec son historique ==> Indexer ;
Solution: Indexer le document avec les mots clés uniques qui serviront plus tard à lier avec d'autres documents. Par exemple, le numéro de facture, par exemple, numero de client. Période de facturation ....etc.
Réalisation: Ceci est en cours. Pour l'instant, c'est un index qui s'appelle: Numéro unique du document quie st la référence unique qui est établi . Ceci sera modifié ou adapté dans l'avenir en fonction de son efficacité.
c. Etre à même de retrouver toutes les communications / échanges liés concernant le contenu de ce document
Solution: Gérer la communication autour d'un document dans un outil dédié . Cet outil permet d'envoyer les mails et recevoir et facilement attaché ou lier un autre conteinu.
Réalisaiton: C'est le système JIRA de gestion de tâches par ticket ("service desk") qui est privilégié pour l'instant pour atteindre cette tâche.
d. Trouver facilement trace des actions en réaction ou liés indirectemen tà ce document. Ces actions peuven tpar exemple être un paiement effectué, ou une demande de plan de paiement , ou autre chose.
Solution: L'idéal serait d'effectuer les paiements par virement bancaire avec un lien direct avec le document en question. De cette façon, le paiement soit automatiquement lié au document en cours.
Réalisation: Pas encore atteint une soultion pour l'instant. Toujours en stade de réfléction avec les pistes suivantes:
a. Acheer un outil comptable comme Winbooks qui charge automatiquement les paiements;
b. Acquérir un outil de gestion différent;
c. Utiliser une base de données locale qui établira ce lien en fonction du contenu des documents entrés;
COMMENT METTRE TOUT CELA SUR PIED
Premier point (a):" Avoir les docuements à portée de main";
Le process en fonction du canal d'arrivée:
a. Documents reçus par mail ==> Développer un script qui charge ces derniers directement dans un répertoire Google Drive "Raw input";
b. Documents reçus par courrier ==> Scanner la boite mail de façon hébdomadaire avec l'outil Irispowerscan qui permet de rendre les documents "searchables" et ainsi indexer;
c. Les factures reçues à gauche et à droite. Les déposer dans la boite mail afin de centraliser les courriers entrants;
Deuxième point (b) : TO BE CONTINUED
En termes simples:
a. Il faut avoir les documents à portée de main ( ou à portée d'oeuil) à tout instant pour rester efficace;
Solution: Les documents doivent être "OCR"ed et sauvegardés dans un seul endroit dans le cloud : Exemple: Google Drive / Ever Note après avoir passé un processus de reconnaissance de caractère.
Réalisation: La solution IRISPOWERSCAN a été acquisse. Bien que Iris Corporate ( 90 EUR ) ferait bien l'affaire.
b. Etre à même de rechercher de façon efficace un document et ses liens avec son historique ==> Indexer ;
Solution: Indexer le document avec les mots clés uniques qui serviront plus tard à lier avec d'autres documents. Par exemple, le numéro de facture, par exemple, numero de client. Période de facturation ....etc.
Réalisation: Ceci est en cours. Pour l'instant, c'est un index qui s'appelle: Numéro unique du document quie st la référence unique qui est établi . Ceci sera modifié ou adapté dans l'avenir en fonction de son efficacité.
c. Etre à même de retrouver toutes les communications / échanges liés concernant le contenu de ce document
Solution: Gérer la communication autour d'un document dans un outil dédié . Cet outil permet d'envoyer les mails et recevoir et facilement attaché ou lier un autre conteinu.
Réalisaiton: C'est le système JIRA de gestion de tâches par ticket ("service desk") qui est privilégié pour l'instant pour atteindre cette tâche.
d. Trouver facilement trace des actions en réaction ou liés indirectemen tà ce document. Ces actions peuven tpar exemple être un paiement effectué, ou une demande de plan de paiement , ou autre chose.
Solution: L'idéal serait d'effectuer les paiements par virement bancaire avec un lien direct avec le document en question. De cette façon, le paiement soit automatiquement lié au document en cours.
Réalisation: Pas encore atteint une soultion pour l'instant. Toujours en stade de réfléction avec les pistes suivantes:
a. Acheer un outil comptable comme Winbooks qui charge automatiquement les paiements;
b. Acquérir un outil de gestion différent;
c. Utiliser une base de données locale qui établira ce lien en fonction du contenu des documents entrés;
COMMENT METTRE TOUT CELA SUR PIED
Premier point (a):" Avoir les docuements à portée de main";
Le process en fonction du canal d'arrivée:
a. Documents reçus par mail ==> Développer un script qui charge ces derniers directement dans un répertoire Google Drive "Raw input";
b. Documents reçus par courrier ==> Scanner la boite mail de façon hébdomadaire avec l'outil Irispowerscan qui permet de rendre les documents "searchables" et ainsi indexer;
c. Les factures reçues à gauche et à droite. Les déposer dans la boite mail afin de centraliser les courriers entrants;
Deuxième point (b) : TO BE CONTINUED
